プロジェクト・マネジャーが知るべき97のこと/ミーティングはコードを書かない

『プロジェクト・マネジャーが知るべき97のこと』(オライリー・ジャパン、2011年)を出典とする。

生産的なことができる人なのに、ミーティングに捕まってしまうというのは非常によくあることです。しかもそのミーティングは、本来の目的から外れていたり、時間を超過したり、一部の人にだけ意味があるのにチーム全員を部屋に閉じ込めたりするのです。具体的に目的のあるミーティングだけを予定に入れましょう。そして、同席する必要のある人だけを招待リストに入れましょう。ソフトウェアプロジェクト・マネジャーとして、チームミーティングをするときに避けるべきことを以下に挙げます。

• おしゃべりをすること：もしミーティングを非公式なプロジェクト関係の情報交換に使っている参加者がいれば、数分前にやってくるか、ミーティングのあとに時間をとるよう指摘しましょう。おしゃべりが終わるまで全員を待たせる余裕などありません。
• 何も片づけられないこと：事前に明確なアジェンダを配布するようにしましょう。もしチーム全員を集めるなら、話題が全員に関係するものか確かめましょう。
• 詳細に入りすぎること：発生したリスクや問題、障害を指摘するのはよいことです。しかし、ここは解決策を打ち出す場ではありません。ミーティング後に問題を追及するよう、少人数のグループを作るか、適切なチームメンバーを指名しましょう。ごく少数のソフトウェアエンジニアが具体的な実装詳細について話しはじめたら、ミーティング後に残るようメモを取らせて、次回のアジェンダに組み入れましょう。
• 話が脱線すること：現在のミーティングには具体的な目的があるはずです。フォーカスを見失ってはいけません。重要ですが本筋ではないことが持ち上がることもあるでしょう。その場には本質的に関係のない人たちがたくさんいるかもしれませんし、この問題を解決するのに必要なステークホルダーがいないかもしれません。別のミーティングをスケジュールするか、現在のミーティングを終了してから、その新しい問題に対処しましょう。その場にいる必要のない人は、仕事に戻らせることを忘れずに。
• 時間を超過すること：あなたはプロジェクト・マネジャーとして、チームメンバーが特定のタスクを完了するのにかかる時間を見積もれることを期待しています。もしあなたがミーティングで予定した時間を大幅に超過すれば、スケジュールに害をもたらすでしょう。
• ミーティングが多すぎること：もしアジャイルにしたがっているのなら、毎日の短いミーティングが必要です。そうでなければ、あなたの開催するミーティングが、別の方法では集められない情報を吸い上げたり、データを収集しているか確かめましょう。
• しつこい参加者を自由にさせること：そのミーティングのリーダーとして、あなたの仕事は、言葉によらない「ストップ」（話している人に手のひらを向ける）と「スマイル」を駆使することです。「十分考慮すべきポイントですが、時間の都合上、先に進まなくてはなりません」（あるいは、「他の人の意見も聞いてみましょう」や「時間があれば後でこの件に戻りましょう」）。

チームメンバーらはリーダーであるあなたに対して、非生産的なミーティングだとはっきり言えないのかもしれません。したがって、あなた自身のプラクティスを自ら評価して、自ら改善できるようにしましょう。